العديد من الأشخاص لم يتمكنوا من تطوير أفكارهم إلى مشاريع على أرض الواقع، نتيجة لعدم وضع خُطّة عمل واضحة. فالتّخطيط ضرُوريّ ولازم لكل عمل أو مُهمّة.. لذلك تعتبر خُطَّة العمل إحدى الوسائل الرّئيسيّة لتنظيم وترتيب مراحل المشاريع وتقسيم الأهداف، مما يساعد القائمين على المشروع من تحقيق الأهداف وتنفيذ العمليات الأساسية للمشروع بأفضل النتائج، كما أنها تعرّض التَّوقّعات وتحدد مسار المشروع لزيادة الإيرادات. لذلك تُلقب بخارطة طريق نجاح الأعمال.
المُكونات الرّئيسيَّة لإعداد خُطَّة عمل
- المُقدَّمة
لكي يتم وضع خُطَّة عمل احترافيَّة، يجب كتابة مُقدّمة تتضمّن رُؤية عامّة حول موضوع خطّة العمل. كما ينبغي أن تكون المُقدّمة مُوجزة وجذّابة، تسلّط الضّوء على أسباب القيام بخُطّة العمل ووضع بعض الإحصائيّات والتّفاصيل والتّقارير الحديثة حول الموضوع. - مُلخّص عن المشروع
يجب أن تحتوي خُطّة العمل على مُلخّص للمشروع والتي يمكن كتابتها في صفحة واحدة. كما لا يُفضّل أن يشمل المُلخّص كل شيء تفصيليًا، وإنما تكون عبارة عن عناوين وخُطُوط عريضة تُعبّر عن المشروع. - الغرض
عادةً يتم إعداد خُطّة العمل لعدَّة أسباب مُختلفة ومُتنوعة، لذلك فإن تحديد الغرض من خُطّة العمل سيُساعدك على هيكلتها بالشكل الصحيح، لتنفيذ محتواه فعلياً. كما يجب أن يشمل الغرض من خُطّة العمل الهدف الرئيسي من المشروع، والنتائج المطلوب تحقيقها، ومدى استعداد الأفراد القائمين على العمل. - فترة تنفيذ خُطّة العمل
يُرافق كل خُطّة عمل خُطُوط عريضة للفترات التي يجب أن تنفذ فيها الأهداف والعمليات المطروحة في الخُطّة، تتراوح هذه الفترة عادة ما بين 6 أشهر إلى سنة. - أهداف الخطة
يجب ذكر الغايات والأهداف المُرتبطة بإنجاز الخُطّة سواءً كانت من النّاحية الماديّة والمعنويّة، ويتم ذلك من خلال وضع أهداف عامَّة وأهداف مُحدّدة بشكل تفصيلي وأهداف قصيرة وطويلة الأجل. - مقياس سمارت
يجب وضع أهداف خُطّة العمل بناء على مقياس سمارت SMART، أي أن تكون الأهداف مُحدّدة ذات فترات زمنية معينة وقابلة للقياس ويمكن الوصول إليها. - الإمكانيّات والموارد المطلوبة
يجب أن تشتمل الخُطّة على كل الموارد والإمكانيّات التي سيكون من الضروريّ توفّرها لديك من أجل تحقيق أهداف وغايات المشروع. فكل مشروع له موارد ومُتطلّبات مُحدّدة، حيث تختلف باختلاف الغرض من وراء تنفيذ الخُطّة. - الشخص المسؤول
يجب أن تعتمد خُطّة العمل على مبدأ المُساءلة، حيث يتم تحديد المسؤُول عن تنفيذ كل مهمة. ويجب على كل مسؤُول إنجاز المُهمَّة في الوقت المُحدّد لها مع مُراقبة ومُتابعة النتائج. - الاستراتيجيّة العامّة
يتم هنا وضع مسارات خطة العمل ومهام كل شخص، بالإضافة إلى ذكر كيفية استخدام الموارد وطرق التغلب على العقبات والمشاكل للوصول إلى الأهداف المطلوبة للمشروع.
لماذا تحتاج إلى إعداد خُطَّة العمل سواء كانت للمشروعات أو عمليّات المشروع؟
- مُتابعة ومُراقبة مراحل تنفيذ المشروع ومقارنته بما هو مُخطط له
- عرضه على جهات التمويل من ضمن المستندات المطلوبة
- مشاركته مع الشركاء والمستثمرين المحتملين
- تساعد خطط العمل، سواء كان ذلك في الحياة العملية أو الدراسية، على البقاء منظمًا أثناء العمل
